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Jesús Luis Alcaide Bautista ejerce la abogacía en Las Palmas de Gran Canaria como integrante y fundador de ABOGASEGUR.

Actualmente es el abogado especializado en ACCIDENTES DE TRÁFICO que realiza mayor número de reclamaciones indemnizatorias en la provincia de Las Palmas.

El reconocimiento y gratitud de los clientes le animan a seguir luchando en la grata pero difícil tarea de defender a las víctimas de accidentes de tráfico frente al actuar abusivo de las entidades aseguradoras.

ABOGASEGUR

Jesús L. Alcaide Bautista
Abogado 2.751 del Iltre. Colegio de Las Palmas
Avda. Juan Carlos I, 17 bis - Oficina 10 (Edif. Coronas)
35019 Las Palmas de Gran Canaria

Teléf. 928 090 555 - 696 369 478
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viernes, 9 de marzo de 2018

HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DEL ABOGADO

En este artículo pretendo compartir con compañeros y lectores una visión de la "PRODUCTIVIDAD" algo diferente a la que podrán ver en los demás resultados de búsqueda que hasta ahora hayan encontrado en Internet. Mi enfoque, a diferencia de otros, es puramente práctico y se centra más en las "herramientas" que en los métodos.

Cuando buscamos en Internet sobre herramientas, gadgets o cualquier cosa relacionada con la "productividad" en general o con la "productividad del abogado" en particular, encontramos frecuentemente decálogos sobre normas de conducta y sistemas de trabajo que parecen extraídos de manuales de "autoayuda" o mejoramiento personal (aliméntate bien, planifícate, márcate objetivos, delega, no te enredes con el correo electrónico, organízate, practica la regla del 80x20, enfócate en lo importante, aprende a decir que "no", etcétera). No niego la eficacia de esos métodos y sistemas; de hecho uno de mis libros favoritos al respecto es "¡Trágate ese sapo! 21 estrategias para triunfar combatiendo la procrastinación", de Brian Tracy en su versión SmarterComics (editorial Oberon).

Sin embargo, en mi caso llegó un momento en que mis aspiraciones de crecer y ampliar el despacho (ya tenía más casos y clientes de los que podía llevar) se frustraron por mi falta de habilidad para captar y gestionar recursos humanos (dicho de otra manera, el personal que contrataba no daba la talla  y me causaba más problemas que beneficios). Quizás te identifiques conmigo o quizás pienses (acertadamente) que soy el típico "autónomo" con escasa capacidad para delegar y confiar en el trabajo de los demás. Lo cierto es que me vi obligado a buscar fórmulas y herramientas para asumir más trabajo en menos tiempo y con mayor eficacia (es decir, a aumentar mi productividad). No fue barato, pero estas herramientas me han permitido asumir el trabajo de al menos dos o tres personas, con lo cual las inversiones realizadas han merecido la pena (ya sabemos lo caro y engorroso que resulta contratar personal en España). Al mismo tiempo, las herramientas para optimizar la productividad me dan la oportunidad de tener un contacto más directo con mis clientes, pues lo que ellos realmente buscan es tratar directamente conmigo y no con mi secretaria, abogados subcontratados, becarios o pasantes.

Sin más preámbulos, paso a detallar las herramientas y tecnologías que me han llevado a aumentar mi productividad, sacando así el máximo partido de mi capacidad de trabajo:

1º) PROGRAMA DE GESTIÓN DEL DESPACHO. Cuando das el paso a convertirte en "hombre orquesta", asumiendo un volumen de trabajo que normalmente debiera ser afrontado por dos o más personas, te enfrentas a un gran peligro: cometer errores a causa del volumen de trabajo manejado o de los posibles despistes derivados del cansancio. Se hace necesario, en mi opinión, contar con algún programa de gestión de despachos. Creo que ello no siempre supone un gran avance hacia la productividad. Es más, en ocasiones te ralentiza el trabajo y te convierte en esclavo de la herramienta, pero entiendo que es conveniente manejar uno de estos programas para disponer de una agenda sincronizada y, sobre todo, ganar en control y seguridad. Su otra utilidad destacable es la posibilidad de crear plantillas (escritos y demandas) que se auto-cumplimentan con los datos del cliente (previamente introducidos en el oportuno expediente). En mis once años de ejercicio profesional he probado dos de los más reputados programas de gestión de despachos: MNProgram e Infolex. El primero lo tuve durante siete años y destacaría de él su "agenda" (enormemente práctica, versátil y manejable). Del segundo (el que uso actualmente) destacaría la facilidad para crear campos personalizados y que no suele presentar incidencias que requieran contactar con el servicio de mantenimiento (aunque actualmente están cuasi-obligando a sus clientes a cambiar a "la nube", con las ventajas e inconvenientes que ello pueda conllevar).



2º) LA DOBLE PANTALLA. Fue mi primer gran avance. Trabajar con dos monitores agiliza enormemente cualquier trabajo que realicemos. Nos permite evitar perder tiempo pasando de una ventana a otra cuando trabajamos al mismo tiempo con varios programas o documentos. Es particularmente útil con la nueva forma de trabajar basada en la "oficina sin papel", impuesta por Lexnet y los nuevos programas de gestión. Su gran inconveniente es que una vez que te pasas al doble monitor, no hay marcha atrás: se convertirá en una agonía trabajar con una sola pantalla (por ejemplo si trabajas en casa o en otro lugar con un portátil u otro ordenador que no tenga doble monitor). No todos los ordenadores admiten la instalación de doble pantalla (depende de la tarjeta gráfica), deberás verificar si el tuyo la admite antes de realizar la inversión. Esta ha sido, sin duda, una de mis mejores inversiones pues con ella hubo un "antes" y un "después" en mi forma de trabajar y un aumento considerable de mi productividad.




3º) LA IMPRESORA MULTIFUNCIONAL. Para poder fotocopiar e imprimir rápidamente grandes cantidades de documentos necesitas que tu impresora sea muy rápida y que no se atasque. Pero casi mayor rapidez necesitamos hoy día poder escanear documentos y transformarlos a PDF (exigencia de Lexnet y de los programas de gestión del despacho). Tener una impresora multifuncional poderosa, rápida y "fiable" ahorra mucho tiempo de trabajo a pie de máquina. En mi caso, pasé de la típica impresora multifuncional de oficina que escaneaba a 6 PPM a otra de la marca Sharp que lo hacía a 18 PPM. El cambio fue brutal y aunque el precio rondó los 3.000€ (hace ya más de 5 años), supuso otra de mis mejores inversiones, especialmente cuando dejé de tener secretaria. Baste con pensar el precio/hora de un administrativo o el precio en que valoremos nuestra hora de trabajo para darnos cuenta de la rentabilidad de la inversión.



4º) PROGRAMA PARA DIGITALIZAR, ORGANIZAR Y EDITAR ARCHIVOS PDF. Aunque todas las impresoras multifuncionales incluyen un programa para digitalizar y editar documentos, en la actualidad facilita mucho mi labor del día a día contar con un programa que me permita editar y manipular documentos PDF de manera rápida y sencilla. En este sentido, mi mayor descubrimiento fue el "PaperPort", cuyo coste ronda entre 79€ y 129€. Este programa me permite realizar múltiples tareas de forma rápida y muy sencilla:
-Manipular documentos PDF (apilar, desapilar, borrar páginas, añadir páginas, duplicar o copiar cualquier página del documento, añadirle anotaciones, borrar manchas, enderezarlos, etc.)
-Transformar archivos de fotos (JPG) y otros formatos a PDF. Ya sabes,... la oficina sin papel se impone y Lexnet nos obliga a digitalizar.



5º) AURICULAR INALÁMBRICO PARA EL MÓVIL. Desde hace algunos años utilizo un auricular inalámbrico para el móvil (bluetooth) que me conecto a la oreja desde que llego al despacho. Es inevitable que te llamen al móvil (ya sea por asuntos personales o de trabajo). El auricular inalámbrico me permite seguir trabajando en el ordenador o en la impresora mientras hablo por el móvil (ya sabemos lo incómodo que resulta seguir trabajando con el móvil pegado a la oreja). También conseguimos alejar de la cabeza las radiaciones del móvil. Eso sí, debe ser de calidad, pues los baratos acabarán aburriéndonos a nosotros y a nuestros clientes, ya sea por la mala calidad del audio, por la del micrófono o por ambas. Me he decantado por uno de gama media (Sennheiser EZX70) con un coste de unos 40€. La marca me ha salido buena pues es el segundo que tengo en 7 años.



6º) PROGRAMA DE RECONOCIMIENTO DE VOZ. Es mi última adquisición. Dicen que los abogados de prestigio dictan sus escritos y demandas a veloces secretarias que transcriben al papel las palabras de su jefe. Pues bien, ahora tengo un programa de reconocimiento de voz que convierte en texto mis palabras cuando trabajo en cualquier documento. Lo utilizo al preparar demandas, escritos, cumplimentar expedientes, redactar correos electrónicos, etc. También me resulta particularmente útil cuando, fuera del despacho, me vienen ideas a la cabeza sobre argumentos a exponer en una demanda o en las conclusiones de un juicio: dicto la idea a la grabadora de mi móvil, la envío por e-mail al despacho y el programa me transcribe a texto la grabación para que pueda incorporarla al expediente. Lo cierto es que es más rápido hablar que escribir, y que esta nueva herramienta me ahorra bastante tiempo, con todo lo que ello conlleva en nuestro trabajo. Esta herramienta se llama DigaLaw. No es barata, pero... ¿cuánto me costaría comprar tiempo? Es decir, ¿cuánto me costaría contratar una persona (abogado o administrativo) ? ¿Cuánto dinero pierdo dedicando tiempo a tareas que puedo hacer más rápidamente?



Sin duda, la combinación de estas herramientas me permite trabajar mejor, más rápido y con mayor alegría, aumentando mi productividad. Espero haber servido de ayuda y poder intercambiar con ustedes opiniones que nos ayuden mutuamente a avanzar aún más en esta lucha contra el reloj que diariamente mantenemos los abogados.

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